Archiving System

إداره الوثائق                 Document Management

فايلكوم هو نظام رائد في مجال إدارة الوثائق وضبط الدورة الحياتية لها، والتي تبدأ بإنشاء الوثيقة, ثم تخزينها, ثم مشاركتها مع الأخرين, وبعد ذلك يتم اتاحتها لذوي الاختصاص لتعديلها. وعندما يتم إصدار نسخة أو إصدار جديد لهذه الوثيقة فإنه يتم تصنيفها وتتبع التغيرات عليها.

كما يوفر النظام تعريف للسياسات المتبعة لكل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة, كذلك يوفر مخازن مركزية لتخزين وادارة وتمكين الوصول للوثائق, ايضا يمكن استخدام اللاصقة او الباركود وذلك لتسهيل عمليات تتبع الوثيقة.

كما يوفر النظام إدارة فعالة للسجلات (Record Management) من خلال تجميع وادارة وتقسيم الملفات المشتركة اعتمادا على السياسة العامة للمؤسسة. ومن خلال تعريف سياسة موحدة لإدارة المعلومات تستطيع المؤسسة الزام الجميع بالإمتثال لإجراءات العمل والامور القانونية المتعلقة بإدارة المعلومات. ويوفر النظام في هذا المجال امكانية تتبع التغيرات، وسم الباركود، طباعة اللاصقة، تحويل صيغ الملفات لأغراض الارشفة وتحديد فترة الحفظ. كما يوفر النظام إدارة كاملة للصلاحيات الممنوحة لادارة والتعامل مع البيانات، وذلك من خلال تحديد الافعال والاجراءات التي يمكن اتخاذها على مستوى الملف الذي يتم تحميله كما تقوم بتشفير الملف المحمل وتحديد الاشخاص والبرامج التي يمكنها فك تشفير هذه الملفات. بالاضافة الى تحديد الحقوق الممنوحة للمستخدمين منها صلاحية الطباعة والقراءة وتحميل نسخة من الملف.