Incoming Outgoing Mail Management

نظام المراسلات الإدارية


تم بناء النظام لخدمة المنشات ومساعدتها في التعامل مع الكم الكبير من المراسلات الداخلية والخارجية، بغض النظر عن وسيط التداول لتلك المراسلات، فالنظام يتعامل مع المراسلات الورقية والمراسلات التي تنشأ وتتداول بشكل الكتروني. ويدعم البرنامج العمل على شبكة الانترنت والانترانت.

يشمل النظام ثلاث محاور رئيسية :

      الصادرة والوارد لتسجيل جميع الخطابات والوثائق العادية أو السرية الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وفهرستها وحفظها وتصنيفها،                حيث يمكن ومن خلال النظام القيام بالمسح الضوئي للمراسلة ومرفقاتها وحفظها ضمن قاعدة بيانات النظام. ويدعم النظام المسح الضوئي من خلال            الويب. ويدعم النظام عدة ظائف متطورة منها طباعة وقراءة الباركود.

      سير العمل ومتابعة المعاملات: يعتمد النظام على محرك سير عمل متقدم، حيث يتح تحويل المعاملات الى الجه ذات العلاقة، ويشمل ذلك التوجيه              بالاجراء المطلوب. كما يوفر مجموعة من وسائل التنبيه المرتبطة بالاشخاص والتاريخ والزمن. وبعد حفظ المعاملات يمكن للمستخدمين كل                   حسب صلاحيته متابعتها من خلال سجل الكتروني كامل للمعاملة.

      الارشيف العام: بعد الانتهاء من الاجراء على المراسلة يتم حفظها ومرفقاتها وبيانات فهرستها في قاعدة بيانات مركزية يسهل الرجوع اليها                    بواسطة محرك متقدم للبحث باللغتين العربية والانجليزية.